Redditi 2026, cambiano i rimborsi spese dei professionisti

Nel modello Redditi 2026 cambiano i rimborsi spese dei professionisti: quelli analitici possono restare fuori dal reddito, ma con nuovi vincoli.

Nel modello Redditi 2026 entra per la prima volta la nuova disciplina dei rimborsi spese dei lavoratori autonomi: quelli addebitati analiticamente al cliente possono restare fuori dal reddito imponibile, ma per alcune spese serve anche la tracciabilità del pagamento.

Il modello Redditi 2026 recepisce una delle novità più rilevanti per professionisti e lavoratori autonomi introdotte dal Dlgs 192/2024. Dal 1° gennaio 2025, infatti, i rimborsi delle spese sostenute per svolgere un incarico e riaddebitate analiticamente al committente non concorrono più a formare il reddito imponibile del professionista. La regola cambia sia la tassazione del rimborso sia la compilazione del quadro RE. Non tutti i rimborsi, però, godono dello stesso trattamento: quelli forfettari continuano a essere rilevanti fiscalmente e, per alcune spese sostenute in Italia, l’esclusione dal reddito richiede che il pagamento sia stato effettuato con strumenti tracciabili.

Quali rimborsi non sono tassati nel 2026?

La nuova disciplina riguarda i rimborsi spese analitici.

Si tratta delle somme che il professionista riceve dal cliente per recuperare spese che ha sostenuto direttamente nell’esecuzione di uno specifico incarico e che vengono poi riaddebitate in modo puntuale.

La caratteristica decisiva è proprio questa: la spesa deve essere individuata in modo analitico e collegata all’attività svolta per quel committente.

Per effetto del Dlgs 192/2024, queste somme non concorrono più alla formazione del reddito imponibile del lavoratore autonomo.

Prima della modifica, invece, il rimborso veniva sostanzialmente assimilato al compenso professionale e seguiva il relativo trattamento fiscale e previdenziale.

Come funzionava prima la tassazione dei rimborsi?

Con la disciplina precedente, le somme ricevute a titolo di rimborso per spese anticipate dal professionista venivano trattate come compensi.

Questo significava che gli importi concorrevano alla formazione del reddito professionale e subivano il relativo trattamento.

In particolare, i rimborsi erano assoggettati a ritenuta d’acconto, Iva e contributo previdenziale integrativo, secondo le regole applicabili alla prestazione professionale.

Il Dlgs 192/2024 ha modificato questa impostazione, separando il compenso vero e proprio dal mero rimborso analitico delle spese sostenute per conto dell’incarico.

Da quando si applicano le nuove regole?

Il Dlgs 192/2024 è entrato in vigore con riferimento al periodo d’imposta 2024, ma per i rimborsi spese il legislatore ha previsto una disciplina transitoria.

Fino al 31 dicembre 2024 hanno continuato a trovare applicazione le vecchie regole.

La nuova disciplina è diventata operativa dal 1° gennaio 2025.

Per questo motivo il cambiamento trova per la prima volta una rappresentazione effettiva nel modello Redditi 2026, relativo ai redditi del 2025.

Il professionista che compila oggi la dichiarazione deve quindi distinguere con attenzione tra le somme che costituiscono vero compenso e i rimborsi che, in presenza dei requisiti richiesti, restano fiscalmente irrilevanti.

Dove vanno indicati i rimborsi nel quadro RE?

Il punto centrale della compilazione riguarda il rigo RE2, dedicato ai «Compensi derivanti dall’attività professionale o artistica».

Nella colonna 2 non devono essere indicati i rimborsi relativi a spese che sono state sostenute dal professionista per l’esecuzione dell’incarico e poi riaddebitate analiticamente al committente.

Se ricorrono queste condizioni, il rimborso non entra nel reddito professionale.

Il professionista, quindi, non deve sommarlo ai normali compensi percepiti.

La novità evita che somme che servono soltanto a recuperare un costo sostenuto per il cliente vengano trattate come se fossero un ricavo effettivo.

I rimborsi forfettari restano tassati?

I rimborsi forfettari continuano invece a concorrere alla formazione del reddito.

Il caso tipico è quello del rimborso chilometrico determinato in misura forfettaria.

In questa ipotesi non c’è un riaddebito analitico di una spesa specificamente sostenuta e documentata per il committente.

Per questo motivo la somma ricevuta continua a essere fiscalmente rilevante e deve essere indicata nel quadro RE.

Nel modello Redditi 2026, quindi, i rimborsi forfettari devono essere riportati nel rigo RE2, colonna 2.

La distinzione tra rimborso analitico e rimborso forfettario diventa quindi decisiva anche sul piano dichiarativo.

Quando serve la tracciabilità del pagamento?

Per alcune spese sostenute nel territorio italiano, l’irrilevanza fiscale del rimborso richiede un requisito ulteriore: la tracciabilità del pagamento.

La regola riguarda le somme rimborsate per spese sostenute per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, come taxi e Ncc.

In questi casi non basta che la spesa sia stata sostenuta e poi riaddebitata analiticamente al cliente.

Occorre anche che il pagamento sia stato effettuato attraverso strumenti che consentano di ricostruire l’operazione.

La condizione deriva dall’articolo 54, comma 2-bis, del Tuir, come modificato dall’articolo 1 del Dl 84/2025.

Quali pagamenti sono considerati tracciabili?

L’Agenzia delle Entrate, con la circolare 15/E/2025, ha chiarito quali strumenti possono dimostrare la tracciabilità del pagamento.

Tra quelli indicati rientrano, per esempio, la ricevuta del Pos, la copia del bonifico e l’estratto conto della cartautilizzata per il pagamento.

Il professionista deve quindi conservare una documentazione doppia.

Da una parte serve la fattura, la ricevuta o altro giustificativo della spesa sostenuta.

Dall’altra occorre conservare anche la prova che il pagamento sia stato effettuato con uno strumento tracciabile.

La sola fattura, in questi casi, può non essere sufficiente a dimostrare il diritto all’esclusione fiscale del rimborso.

Cosa succede se si paga in contanti?

Se la spesa rientra tra quelle per cui la legge richiede la tracciabilità e viene pagata in contanti, viene meno uno dei requisiti necessari per ottenere l’irrilevanza fiscale del rimborso.

La regola riguarda, come detto, le spese sostenute in Italia per vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi o Ncc.

Il punto non è quindi l’esistenza o meno della spesa, ma il modo in cui essa è stata pagata.

Per evitare problemi in dichiarazione, il professionista deve verificare già al momento del pagamento se la spesa rientra tra quelle per le quali il Tuir impone la tracciabilità.

Se il rimborso non è tassato, la spesa si può dedurre?

La disciplina funziona in modo speculare.

Se il rimborso non concorre alla formazione del reddito, la spesa corrispondente non può essere dedotta dal professionista.

Il motivo è semplice: il costo è stato recuperato integralmente attraverso un rimborso che non viene tassato.

Consentire anche la deduzione produrrebbe un doppio beneficio fiscale.

Per questo motivo il quadro RE deve essere compilato in modo coerente sia sul lato dei ricavi sia su quello dei costi.

Il rimborso escluso dal rigo RE2 non genera normalmente un costo deducibile da inserire tra le spese professionali.

Dove non vanno indicate le spese rimborsate?

Le spese che danno origine a rimborsi fiscalmente irrilevanti non devono essere riportate tra i costi deducibili indicati nei righi da RE7 a RE19.

La compilazione deve quindi rispettare una sorta di simmetria.

Se il rimborso non entra nei compensi, il relativo costo non entra nelle spese deducibili.

Il professionista deve evitare che lo stesso importo resti fuori dai ricavi e, contemporaneamente, venga utilizzato per abbattere il reddito imponibile come costo.

La quadratura del quadro RE diventa quindi uno degli aspetti più delicati della nuova disciplina.

Esistono eccezioni per le spese non rimborsate?

La regola dell’indeducibilità incontra alcune eccezioni.

L’articolo 54-ter del Tuir disciplina infatti i casi delle spese sostenute dal professionista ma non rimborsate dal committente.

In queste situazioni possono operare regole specifiche che consentono, al ricorrere delle condizioni previste, la deduzione del costo.

La distinzione tra spesa rimborsata e spesa rimasta definitivamente a carico del professionista assume quindi rilievo diretto ai fini della dichiarazione.

Non basta verificare che una spesa sia stata sostenuta: occorre controllare anche se sia stata poi recuperata dal cliente e con quale modalità.

Qual è l’errore più facile nel modello Redditi 2026?

Il rischio principale è trattare allo stesso modo rimborsi che hanno natura diversa.

Un rimborso analitico, collegato a una spesa specifica sostenuta per il cliente, può essere escluso dal reddito se sono rispettate le condizioni di legge.

Un rimborso forfettario, invece, continua a essere considerato fiscalmente rilevante.

Per alcune categorie di spese, inoltre, il rimborso analitico resta irrilevante solo se il pagamento originario è stato effettuato con modalità tracciabili.

La compilazione del modello Redditi 2026 richiede quindi di ricostruire ogni voce prima ancora di inserirla nel quadro RE: natura del rimborso, tipo di spesa, modalità di pagamento e presenza della relativa documentazione.

Quali documenti conviene conservare?

Per i rimborsi analitici è opportuno conservare tutta la documentazione che consente di ricostruire il rapporto tra incarico, spesa sostenuta e somma rimborsata dal cliente.

Quando è richiesta la tracciabilità, accanto alla fattura o alla ricevuta va conservata anche la prova del pagamento.

Possono quindi assumere rilievo la ricevuta Pos, il bonifico o l’estratto conto della carta.

La documentazione deve permettere di dimostrare che la spesa è stata effettivamente sostenuta dal professionista, che è riferibile all’incarico e che è stata successivamente riaddebitata in modo analitico al committente.

Nel nuovo modello Redditi 2026 la corretta gestione dei rimborsi non dipende quindi soltanto da ciò che viene indicato in dichiarazione, ma anche da ciò che il professionista è in grado di documentare.